Chargé d’accueil et de gestion administrative E-learning (asynchrone)

Le titre professionnel de Chargé d'accueil et de gestion administrative est constitué de 2 blocs de compétences.

1- Assurer les activités d'accueil d'une structure - 170 h

(102 heures Asynchrone/Synchrone - 68 heures hors connexion).

Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie.

• Répondre aux appels entrants avec professionnalisme.

• Identifier les demandes rapidement.

• Reformuler et orienter vers le bon interlocuteur.

• Gérer plusieurs sollicitations simultanées.

• Utiliser un standard multi-lignes.

• Enregistrer les informations d'accueil.

• Assurer la traçabilité des échanges.

Gérer des situations complexes à l'accueil

• Reconnaître une situation délicate.

• Appliquer les procédures internes.

• Adapter son attitude au contexte.

• Rester calme face aux tensions.

• Désamorcer les conflits avec diplomatie.

• Savoir faire appel à un référent si nécessaire.

• Respecter les limites de responsabilité.

Traiter les flux d'information internes et externes

• Trier les courriers entrants et sortants.

• Diffuser l'information selon les consignes.

• Utiliser les outils numériques internes.

• Archiver les messages importants.

• Renseigner les outils de suivi.

• Garantir la confidentialité des échanges.

• Relayer les informations urgentes.

2- Gérer les activités administratives d'une structure - 260h

(156 heures Asynchrone/Synchrone - 104 heures hors connexion).

Prendre en charge les activités administratives courantes

• Rédiger des écrits simples.

• Mettre en forme des documents.

• Classer les dossiers en version papier.

• Numériser les documents utiles.

• Planifier des réunions ou rendez-vous.

• Utiliser un agenda partagé.

• Actualiser les informations dans les fichiers.

Assurer le traitement administratif des dossiers

• Constituer un dossier complet.

• Vérifier la conformité des pièces.

• Mettre à jour les données régulièrement.

• Suivre l'avancement du traitement.

• Relancer les interlocuteurs au besoin.

• Archiver les dossiers clos.

Traiter les réclamations courantes

• Accuser réception de la réclamation.

• Identifier la nature du problème.

• Appliquer la procédure de traitement.

• Proposer une solution adaptée.

• Rédiger une réponse claire.

• Informer les personnes concernées.

• Clôturer le traitement en temps voulu.

Le chargé d'accueil et de gestion administrative (CADGA) occupe une fonction polyvalente qui combine les missions d'accueil et de soutien administratif au sein d'une organisation. Il représente l'un des premiers interlocuteurs de la structure et contribue directement à la qualité de son image auprès du public, des partenaires et des collaborateurs. Par son professionnalisme et sa maîtrise des outils de communication, il garantit la fluidité des échanges et la transmission fiable des informations.

Dans le cadre de ses activités d'accueil, il reçoit, informe et oriente les visiteurs, clients ou usagers, en présentiel, par téléphone ou en visioconférence. Il identifie les besoins de ses interlocuteurs, apporte des réponses précises ou redirige les demandes vers les services compétents. Il gère simultanément les flux d'appels, de courriels et de messages internes, en respectant les priorités et les procédures de l'entreprise. Sa posture, son écoute active et sa capacité à désamorcer les tensions lui permettent de gérer les situations d'accueil complexes avec diplomatie, calme et adaptabilité.

Sur le plan administratif, il assure la production et la diffusion de documents professionnels tels que des courriers, comptes rendus, tableaux de suivi ou rapports. Il organise les réunions, planifie les rendez-vous et met à jour les plannings partagés. Il constitue, vérifie et archive les dossiers administratifs à l'aide d'outils numériques collaboratifs comme les logiciels CRM, ERP ou GED, garantissant ainsi la traçabilité et la confidentialité des données. Il peut également assurer le suivi des commandes, des demandes internes et des réclamations courantes, tout en respectant les procédures internes et les délais fixés.

Ce rôle requiert rigueur, autonomie, sens de la communication et maîtrise des technologies de l'information, afin de répondre efficacement aux besoins d'une organisation moderne et connectée.

À l'issue de la formation, vous serez capable de :

• Accueillir et orienter avec professionnalisme.
• Gérer les informations et les dossiers administratifs.
• Traiter les réclamations et assurer un suivi fiable.
• Utiliser les outils numériques de manière sécurisée et responsable.
• Communiquer efficacement à l'écrit, à l'oral et en anglais simple.

Le titulaire du titre exerce dans tous types de structures publiques, privées ou associatives, avec une posture professionnelle, inclusive et respectueuse des règles de confidentialité et de responsabilité sociétale.

Les types d'emplois accessibles :

• Secrétaire
• Secrétaire administratif
• Secrétaire polyvalent
• Assistant administratif
• Secrétaire d'accueil
• Chargé d'accueil

Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant exercer une fonction dans le domaine médico-administratif, notamment :

• les salariés, dans le cadre d'un projet d'évolution ou de reconversion professionnelle ;
• les demandeurs d'emploi, engagés dans une démarche de qualification ou de retour à l'emploi ;
• les publics en reconversion professionnelle, sous réserve de satisfaire aux prérequis définis ;
• les apprentis, dans le cadre d'un contrat d'apprentissage ;
• les personnes en contrat de professionnalisation, dans une logique d'alternance formation/emploi.

Pour suivre cette formation, vous devait être muni d'un :

• Ordinateur avec une connexion internet stable (nous conseillons l'utilisation d'un PC plutôt qu'un Mac pour une meilleure compatibilité avec les logiciels métier utilisés en formation) ;
• Logiciel de bureautique courant (Microsoft Office — peut être fourni sur demande).

Quel que soit le statut du candidat (demandeur d'emploi, salarié, alternant…) :

• Être titulaire d'un niveau 3 validé (CAP/BEP) ou justifier d'une expérience significative dans le domaine du secrétariat, de l'accueil, de l'administratif) ;

• Avoir un projet professionnel validé, idéalement par une immersion en entreprise confirmant l'adéquation avec le métier visé ;

• Réussir les tests de positionnement (écrits et/ou informatisés) et l'entretien de motivation mené par le.la conseiller.ère en formation.

La formation ouverte en E-learning et présente l'intérêt de pouvoir démarrer la formation à tout moment de l'année, elle est accessible 7/7 & 24/24 où que vous soyez.

 Accompagnement individuel et en groupe assuré par des formateurs experts dans le domaine.

•  Encadrement assuré par le l'équipe pédagogique et un formateur référent.
• Lives en direct ou en replay (au moins une fois par semaine, en face à face, avec un formateur), forums de discussions, messagerie personnelle.
• Apports de contenus, analyse de cas pratiques, jeux de rôles, échanges libres.
• Accès à une vidéothèque et une bibliothèque numérique.

En digital learning, vous suivez vos cours, à votre rythme, sur une plateforme

Les cours sont composés de modules regroupant un thème précis, découpés en cours théoriques, suivi d'exemples et d'exercices.

Des cas pratiques regroupant plusieurs cours peuvent être proposés.

Des cours en "Live" sont prévus au moins une fois par semaine (sauf période de vacances scolaires) et peuvent être impulsés par les apprenants.

 Des regroupements par classe pour effectuer un travail de groupe peuvent être à l'initiative des apprenants.

Inscription à l'examen par l'organisme de formation

Conformément à la réglementation, toute personne ayant bénéficié d'un financement public (ex : CPF) est dans l'obligation de se présenter aux épreuves du titre professionnel. Vous serez informé.e de cette obligation dès le début de votre formation et un rappel vous sera transmis avant la session d'examen.

Préparation et accompagnement vers l'examen

Tout au long de votre formation, vous bénéficiez d'un suivi individualisé mensuel pour faire le point sur votre progression et adapter votre parcours si nécessaire.
En vue de l'examen, vous bénéficiez de :

• Sessions de révision en classe virtuelle avec des formateurs métier (simulations d'épreuves orales) ;
• Évaluations par modules corrigées par les formateurs et exercices avec autocorrection ;
• Évaluations passées en cours de formation (ECF) reproduisant les conditions d'examen ;
• Un accompagnement à la rédaction du dossier professionnel. Un stage en entreprise de 6 semaines est conseillé pour enrichir ce dossier, renforcer vos acquis et favoriser l'insertion professionnelle.

Les ECF et le dossier professionnel sont obligatoires pour accéder à la certification.

Certification par un jury de professionnels 
Elle comprend :

• une mise en situation professionnelle de 2 h 25 (étude de cas écrite de 1 h 45 et simulation orale de 40 min) ;
• un entretien technique de 10 minutes pour vérifier la compétence "Gérer des situation complexes à l'accueil" ;
• Un questionnement sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence “Assurer le traitement administratif des dossiers".  
• un entretien final de 15 minutes, basé sur le dossier professionnel, pour évaluer le degré d'autonomie, la posture professionnelle et la capacité à rendre compte.

Pour les candidats issus d'un parcours de formation, les évaluations passées en cours de formation (évaluations en centre) sont également prises en compte dans l'analyse globale du jury.

Sera remis à l'issu de la formation : 

• un livret d'Évaluations en cours de formation ECF ;
• une attestation de fin de formation ;
• Les résultats seront transmis directement par la DREETS (titre professionnel, attestation de réussite partielle).

Les intervenants sont des formateurs professionnels ou des experts en secrétariat et chargé d'accueil, disposant d'une solide expérience dans l'exercice du métier de chargé d'accueil et de gestion administratif ou dans la formation professionnelle pour adultes.

Ils assurent :

• la transmission des compétences techniques attendues au regard du référentiel du titre professionnel,

• l'animation des cours en ligne (synchrones ou asynchrones),

• l'accompagnement pédagogique personnalisé tout au long du parcours.

L'entrée en formation se fait sur dossier de candidature.

Elle comprend :

• Des tests de positionnement permettant d'évaluer les prérequis en logique, en expression écrite, en calculs professionnels et en bureautique (Word, Excel) ;

• Un entretien de motivation, destiné à vérifier la cohérence du projet professionnel du candidat avec les objectifs du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, ainsi que sa capacité à s'engager dans une formation exigeante.

L'accès à la formation pourra se faire sous 7 jours après la validation de l'admission.

• Admission sur dossier

Toutes les formations proposées par ABL Formation sont organisées dans des conditions conformes aux exigences réglementaires et légales en matière d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

• Un référent handicap est identifié au sein de l'équipe pour accompagner les apprenants concernés ;

• Des rendez-vous personnalisés peuvent être organisés afin d'anticiper et de mettre en place les aménagements spécifiques nécessaires ;

• L'accessibilité est renforcée par le format à distance, permettant un apprentissage adapté au rythme et aux contraintes de chacun.

• Intitulé : Chargé d'accueil et de gestion administrative
• Codes : RNCP 41239 CertifInfo 119165
• Date de décision : Non renseigné
• Date d'échéance d'enregistrement : 30/09/2030
• Organisme certificateur : MINISTERE DU TRAVAIL DE L'EMPLOI ET DE L'INSERTION