Chargé d’accueil et de gestion administrative - Bloc 1 E-learning (asynchrone)

Le titre professionnel de Chargé d'accueil et de gestion administrative est constitué de 2 blocs de compétences.

Cette formation correspond au bloc 1.

1- Assurer les activités d'accueil d'une structure - 270 h

(162 heures Asynchrone/Synchrone - 108 heures hors connexion).

Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie.

• Répondre aux appels entrants avec professionnalisme.

• Identifier les demandes rapidement.

• Reformuler et orienter vers le bon interlocuteur.

• Gérer plusieurs sollicitations simultanées.

• Utiliser un standard multi-lignes.

• Enregistrer les informations d'accueil.

• Assurer la traçabilité des échanges.

Gérer des situations complexes à l'accueil

• Reconnaître une situation délicate.

• Appliquer les procédures internes.

• Adapter son attitude au contexte.

• Rester calme face aux tensions.

• Désamorcer les conflits avec diplomatie.

• Savoir faire appel à un référent si nécessaire.

• Respecter les limites de responsabilité.

Traiter les flux d'information internes et externes

• Trier les courriers entrants et sortants.

• Diffuser l'information selon les consignes.

• Utiliser les outils numériques internes.

• Archiver les messages importants.

• Renseigner les outils de suivi.

• Garantir la confidentialité des échanges.

• Relayer les informations urgentes.

À l'issue de la formation complète, l'apprenant sera capable de :

🔸 Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs à distance avec professionnalisme.

• Identifier les demandes et orienter les personnes vers les bons services.

• Contrôler les accès à la structure conformément aux procédures internes.

• Gérer simultanément les flux d'accueil, les appels entrants et les messages reçus.

🔸 Assurer le traitement et la transmission des informations

• Traiter les courriers, appels et demandes par voie électronique ou papier.

• Enregistrer les informations dans les outils numériques (CRM, ERP, GED).

• Garantir la traçabilité et la confidentialité des échanges.

🔸 Réaliser des tâches administratives courantes

• Rédiger des écrits professionnels (courriers, comptes rendus, notes internes).

• Gérer les agendas, les plannings de réunions et les prises de rendez-vous.

• Numériser, classer et archiver les documents selon les normes établies.

• Constituer, vérifier et suivre les dossiers administratifs ou commerciaux.

🔸 Gérer les demandes, commandes et réclamations

• Réceptionner et suivre les demandes internes et externes.

• Gérer les commandes de biens ou de services et effectuer les relances nécessaires.

• Traiter les réclamations de premier niveau en respectant les procédures établies.

• Proposer des solutions adaptées aux situations rencontrées.

🔸 Adopter une posture professionnelle adaptée

• Adapter sa communication orale et écrite selon les interlocuteurs.

• Appliquer les règles de courtoisie, de neutralité et de confidentialité.

• Gérer les situations de tension avec calme et diplomatie.

• Travailler de manière autonome tout en respectant les consignes hiérarchiques.

🔸 Utiliser les outils bureautiques et numériques professionnels

• Maîtriser les outils courants de communication (messagerie, agendas partagés).

• Utiliser un standard téléphonique multi-lignes.

• S'initier à l'utilisation d'un CRM, ERP ou outil de gestion documentaire.

• Actualiser ses compétences numériques en fonction des évolutions technologiques.

🔸 Appliquer des pratiques inclusives et écoresponsables

• Prendre en compte les besoins spécifiques des publics accueillis, y compris en situation de handicap.

• Adapter son comportement et son environnement d'accueil en conséquence.

• Adopter une posture écoresponsable dans l'usage des ressources et des outils numériques.

Les types d'emplois accessibles :

• Secrétaire
• Secrétaire administratif
• Secrétaire polyvalent
• Assistant administratif
• Secrétaire d'accueil
• Chargé d'accueil

Cette formation s'adresse aux :

• salariés ;
• demandeurs d'emploi ;
• publics en reconversion professionnelle ; 

satisfaisant aux prérequis.

Quel que soit votre statut ; vous devez :

• Avoir un niveau 3 (CAP/BEP) validé, au minimum

ou

• Une expérience significative dans l'un des domaines suivants : comptabilité, secrétariat, gestion, administration, ressources humaines, assistant commercial. 

La formation ouverte en E-learning et présente l'intérêt de pouvoir démarrer la formation à tout moment de l'année, elle est accessible 7/7 & 24/24 où que vous soyez.

 Accompagnement individuel et en groupe assuré par des formateurs experts dans le domaine.

•  Encadrement assuré par le l'équipe pédagogique et un formateur référent.
• Lives en direct ou en replay (au moins une fois par semaine, en face à face, avec un formateur), forums de discussions, messagerie personnelle.
• Apports de contenus, analyse de cas pratiques, jeux de rôles, échanges libres.
• Accès à une vidéothèque et une bibliothèque numérique.

En digital learning, vous suivez vos cours, à votre rythme, sur une plateforme

Les cours sont composés de modules regroupant un thème précis, découpés en cours théoriques, suivi d'exemples et d'exercices.

Des cas pratiques regroupant plusieurs cours peuvent être proposés.

Des cours en "Live" sont prévus au moins une fois par semaine (sauf période de vacances scolaires) et peuvent être impulsés par les apprenants.

 Des regroupements par classe pour effectuer un travail de groupe peuvent être à l'initiative des apprenants.

• Études de cas individuelles, contextualisées.    
• Mise en situation contextualisée.
• Stage conseillé de 6 semaines.
• Rédaction et soutenance d'un dossier professionnel.
• Certification par un jury de professionnels (VAE ou issus de la formation) avec une mise en situation de 4 h 15, suivie d'un entretien technique de 25 min et d'un entretien final de 15 min, ainsi que les résultats des évaluations passées en cours de formation pour les candidats issus d'un parcours de formation.

Pour l'admission, le candidat doit satisfaire à:

• Écrit : Dossier de candidature avec tests.
• Oral : Entretien individuel pour validation du projet.

L'accès à la formation pourra se faire sous 7 jours après la validation de l'admission.

• Admission sur dossier

Toutes les formations dispensées par ABL Formation se déroulent dans les conditions qui répondent aux exigences règlementaires et légales pour les personnes en situation de handicap.

Référent handicap au sein de la structure.

Prise de rdv possibles pour échanger sur la mise en place des aménagements spécifiques.

Accessibilité facilitée du fait des cours à distance.

• Intitulé : Chargé d'accueil et de gestion administrative
• Codes : RNCP 41239 CertifInfo tmp-68964280e800c
• Date de décision : Non renseigné
• Date d'échéance d'enregistrement : 30/09/2030
• Organisme certificateur : MINISTERE DU TRAVAIL DE L'EMPLOI ET DE L'INSERTION