Secrétaire assistant - Bloc 1 E-learning (asynchrone)

Le titre professionnel de secrétaire assistant est constitué de 2 blocs de compétences.

1 - Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités - 280h

Produire des documents professionnels courants

• Choisir l'outil bureautique adapté et utiliser la fonction appropriée aux travaux à réaliser
• Utiliser le vocabulaire technique du secteur d'activité
• Présenter les documents selon les normes professionnelles
• Contrôler sa production avant transmission
• Utiliser des outils de recherche d'information et de communication
• S'adapter aux évolutions des outils numériques

Communiquer des informations par écrit

• Choisir le mode de transmission adéquat
• Utiliser le web avec pertinence et rapidité
• Sélectionner l'information adéquate et la vérifier
• Synthétiser les informations
• Utiliser les différents outils de recherche d'information et de communication, synchrones ou asynchrones
• Utiliser les outils bureautiques (TTX, PréAO)
• Prendre des notes
• Rédiger et présenter un écrit selon les normes et usages professionnels

Assurer la traçabilité et la conservation des informations

• Numériser des documents
• Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
• Concevoir et appliquer un plan de classement
• Organiser ses mails avec efficacité
• Assurer une veille sur les évolutions des outils et espaces numériques
• Rechercher des informations sur les règles juridiques de conservation des documents

Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

• Utiliser les outils de communication : téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée
• S'exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté
• Prendre des notes manuscrites ou en saisie simultanée
• Épeler des noms et des adresses mail et énoncer des numéros de téléphone en anglais
• Retranscrire des noms, des adresses mail et des numéros de téléphone énoncés en anglais
• Comprendre une demande simple d'un interlocuteur anglophone et lui apporter une réponse en anglais

Planifier et organiser les activités de l'équipe 

• Créer une liste de tâches et un échéancier
• Utiliser le web et ses applications pour l'organisation des déplacements et des réunions
• Utiliser les outils de communication et de planification
• S'adapter aux outils et aux évolutions numériques
• Recenser le matériel nécessaire à la tenue des réunions

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence.

Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne.

Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.

Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.

Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.

Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social.

Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone.

Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.

La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.

L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

À l'issue de la formation, vous serez capable de :

• Produire des documents professionnels courants.
• Communiquer des informations par écrit.
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
• Planifier et organiser les activités de l'équipe.
• Assurer l'administration des achats et des ventes.
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes.
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale.
• Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Cette formation s'adresse aux :

• salariés ;
• demandeurs d'emploi ;
• publics en reconversion professionnelle ; 

satisfaisant aux prérequis.

Quel que soit le statut du candidat:

• Niveau 3 validé ou expérience significative dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat
• Projet validé par une immersion en entreprise
• Satisfaire aux tests de recrutement et à l'entretien

La formation ouverte en E-learning et présente l'intérêt de pouvoir démarrer la formation à tout moment de l'année, elle est accessible 7/7 & 24/24 où que vous soyez.

 Accompagnement individuel et en groupe assuré par des formateurs experts dans le domaine.

•  Encadrement assuré par le l'équipe pédagogique et un formateur référent.
• Lives en direct ou en replay (au moins une fois par semaine, en face à face, avec un formateur), forums de discussions, messagerie personnelle.
• Apports de contenus, analyse de cas pratiques, jeux de rôles, échanges libres.
• Accès à une vidéothèque et une bibliothèque numérique.

En digital learning, vous suivez vos cours, à votre rythme, sur une plateforme

Les cours sont composés de modules regroupant un thème précis (salaire brut, cotisations sociales, etc), découpés en cours théoriques, suivi d'exemples et d'exercices.

Des cas pratiques regroupant plusieurs cours peuvent être proposés.

Des cours en "Live" sont prévus au moins une fois par semaine (sauf période de vacances scolaires) et peuvent être impulsés par les apprenants.

 Des regroupements par classe pour effectuer un travail de groupe peuvent être à l'initiative des apprenants.

• Études de cas individuelles, contextualisées.    
• Mise en situation contextualisée dans laquelle l'apprenant joue son rôle face à un client (interne ou externe).
• Stage conseillé de 6 semaines.
• Rédaction et soutenance d'un dossier professionnel.
• Certification par un jury de professionnels (VAE ou issus de la formation) avec une mise en situation de 4h15, suivie d'un entretien technique de 25min et d'un entretien final de 15min, ainsi que les résultats des évaluations passées en cours de formation pour les candidats issus d'un parcours de formation.